Was kostet IT-Betreuung?
Eine seriöse Antwort beginnt mit Ihrer IT, nicht mit einer Zahl. Hier erfahren Sie, was den Aufwand bestimmt und wie Sie Angebote vergleichbar machen.
Was kostet IT-Betreuung für ein Unternehmen? Die Antwort ergibt sich aus der Anzahl Ihrer Arbeitsplätze, der eingesetzten Fachsoftware, dem Zustand der Technik und den gewünschten Servicezeiten ab. Dieser Ratgeber erklärt Geschäftsführung und Büroleitung in Frankfurt und Rhein-Main die wichtigsten Kostenfaktoren und die üblichen Abrechnungsmodelle, damit Sie Angebote sachlich beurteilen können.
Warum es auf diese Frage keine Pauschalantwort gibt
Zwei Büros mit gleich vielen Mitarbeitenden können sehr unterschiedlichen Betreuungsaufwand verursachen. Das eine arbeitet mit aktuellen Laptops, Microsoft 365 und einer sauber dokumentierten Firewall. Das andere hat einen alten Server im Abstellraum, drei Fachanwendungen mit eigenen Datenbanken und niemanden, der die Zugangsdaten kennt.
Wer Ihnen ohne Bestandsaufnahme einen festen Betrag nennt, kalkuliert entweder mit Sicherheitspuffer oder rechnet später nach. Beides ist für Sie ungünstig. Sinnvoller ist es, die Faktoren zu kennen, die den Aufwand treiben, und sie offen mit dem Anbieter zu besprechen.
Wovon hängt ab, was IT-Betreuung kostet?
Diese sechs Punkte bestimmen den laufenden Aufwand am stärksten. Je genauer Sie sie beschreiben können, desto belastbarer wird ein Angebot.
Arbeitsplätze und Nutzer
Wie viele Rechner, Laptops, Smartphones und Benutzerkonten betreut werden müssen. Jedes Gerät braucht Updates, Schutz und gelegentlich Hilfe.
Server, Cloud oder beides
Ein eigener Server im Büro bedeutet Pflege von Hardware, Betriebssystem und Sicherung. Reine Cloud-Umgebungen verschieben den Aufwand zu Konten, Rechten und Lizenzen.
Fachsoftware
DATEV, RA-MICRO, Praxis- oder Warenwirtschaftssoftware haben eigene Update-Zyklen, Datenbanken und Abstimmungen mit dem Hersteller.
Zustand der Technik
Veraltete Geräte, fehlende Dokumentation und gewachsene Provisorien erhöhen den Aufwand, bis sie bereinigt sind.
Standorte und mobiles Arbeiten
Zweigstellen, Homeoffice und VPN-Zugänge bringen zusätzliche Geräte, Verbindungen und Sicherheitsfragen mit sich.
Servicezeiten und Absicherung
Erwartete Erreichbarkeit, Hilfe außerhalb der üblichen Bürozeiten und Anforderungen an Sicherheit und Nachweise beeinflussen den Umfang.
Welche Abrechnungsmodelle gibt es für IT-Betreuung?
Am Markt haben sich im Wesentlichen drei Modelle durchgesetzt. Keines ist grundsätzlich besser, es kommt darauf an, wie planbar Ihr Bedarf ist und wie viel Verantwortung der Dienstleister übernehmen soll.
Abrechnung nach Aufwand: Sie bezahlen die tatsächlich geleistete Arbeit. Das passt zu Unternehmen mit stabiler, kleiner IT und seltenem Bedarf. Der Nachteil: Vorbeugende Pflege bleibt oft liegen, weil jeder Handgriff einzeln bezahlt wird, und die Kosten schwanken von Monat zu Monat.
Monatliche Pauschale: Ein fester Betrag deckt einen klar beschriebenen Leistungsumfang ab, häufig berechnet je Arbeitsplatz oder je Nutzer. Der Dienstleister hat dann selbst ein Interesse daran, Störungen vorzubeugen, etwa durch Überwachung und regelmäßige Updates. Wichtig ist eine genaue Beschreibung, was die Pauschale umfasst und was nicht.
Mischform: Die laufende Betreuung mit Updates, Überwachung und Sicherung wird pauschal vereinbart, größere Vorhaben wie ein Serverwechsel werden einzeln angeboten. Viele kleine und mittlere Unternehmen fahren damit gut, weil sich Grundversorgung und Projekte sauber trennen lassen. Wie so eine laufende Betreuung aussieht, beschreiben wir unter IT-Betreuung und Managed Services.
Laufende Betreuung und Projekte getrennt betrachten
Ein häufiger Grund für Missverständnisse: Angebote vermischen den Betrieb der vorhandenen IT mit Vorhaben, die etwas Neues schaffen. Die Umstellung auf Microsoft 365, ein neuer Server oder eine neue Telefonanlage sind Projekte mit eigenem Umfang und Ende.
Fragen Sie deshalb immer nach, welche Leistungen in der laufenden Betreuung enthalten sind und welche gesondert angeboten werden. Ein guter IT-Wartungsvertrag beschreibt diese Grenze schriftlich, damit es später keine Diskussion gibt.
Kosten, die nicht auf der Rechnung des Dienstleisters stehen
Die Betreuung ist nur ein Teil Ihrer IT-Ausgaben. Hinzu kommen Hardware, Softwarelizenzen, Cloud-Abonnements, der Internetanschluss und gegebenenfalls Wartungsverträge mit Herstellern. Klären Sie, ob der Dienstleister diese Posten beschafft und verwaltet oder ob Sie das selbst tun.
Noch wichtiger sind Kosten, die gar nicht auf einer Rechnung erscheinen: Stillstand. Wenn ein Team von zehn Personen einen halben Tag nicht auf E-Mails und Fachsoftware zugreifen kann, ist das teurer als manche Vorsorge. Rechnen Sie für Ihr Unternehmen einmal grob durch, was ein Ausfalltag bedeuten würde. Das hilft bei der Frage, wie viel Absicherung sinnvoll ist.
Auch Sicherheitsvorfälle verursachen Folgekosten: Wiederherstellung, Meldungen an Behörden, Information von Kunden und im schlimmsten Fall Datenverlust. Investitionen in IT-Sicherheit und Datensicherung sind deshalb keine Extras, sondern Teil einer realistischen Kostenbetrachtung.
So machen Sie Angebote für IT-Betreuung vergleichbar
Bestand aufschreiben
Listen Sie Arbeitsplätze, Server, Cloud-Dienste, Fachsoftware, Drucker und Standorte auf. Eine einfache Tabelle genügt als Grundlage für jedes Gespräch.
Erwartungen festlegen
Klären Sie intern, zu welchen Zeiten Hilfe nötig ist, welche Systeme besonders kritisch sind und ob Hilfe vor Ort wichtig ist.
Gleichen Umfang anfragen
Schicken Sie allen Anbietern dieselben Angaben. Nur dann lassen sich die Angebote nebeneinanderlegen.
Leistungsbeschreibung prüfen
Vergleichen Sie nicht nur die Summe, sondern was enthalten ist. Unsere Checkliste für den IT-Servicevertrag hilft dabei.
Wie wir in Frankfurt zu einem Angebot kommen
Bei LOROP beginnt jede Zusammenarbeit mit einem Gespräch und einer Bestandsaufnahme. Ein Techniker aus unserem Frankfurter Standort sieht sich Ihre Umgebung an, vor Ort oder zunächst per Fernzugriff, und hält fest, was vorhanden ist und wo Handlungsbedarf besteht.
Auf dieser Grundlage erhalten Sie ein Angebot, das zu Ihrem tatsächlichen Umfang passt und die laufende Betreuung klar von Projekten trennt. Konkrete Beträge nennen wir erst, wenn wir Ihre IT kennen, weil nur dann eine verlässliche Aussage möglich ist. Für schnelle Hilfe bei einem akuten Problem steht unser IT-Support in Frankfurt zur Verfügung.
Passende Leistungen
IT-Betreuung & Managed Services
Sie wollen sich um Ihr Geschäft kümmern, nicht um Server, Updates und Druckerprobleme. Wir übernehmen den laufenden Betrieb Ihrer IT und sind Ihre IT-Abteilung.
IT-Wartungsvertrag
Ein guter Vertrag beantwortet die Fragen, bevor sie im Ernstfall gestellt werden: Wer kümmert sich, um welche Systeme, wann und wie wird es festgehalten?
Checkliste IT-Servicevertrag
Ein IT-Servicevertrag regelt, wer sich worum kümmert, wenn etwas nicht läuft. Mit diesen Prüfpunkten erkennen Sie Lücken, bevor sie im Alltag auffallen.
IT-Support
Wenn der Rechner streikt oder das Postfach nicht mehr synchronisiert, brauchen Ihre Mitarbeitenden schnell Hilfe. Unser Helpdesk und unsere Techniker in Frankfurt kümmern sich darum.
Häufige Fragen
Weil der Aufwand stark von Ihrer Ausstattung, Ihrer Fachsoftware und Ihren Anforderungen abhängt. Allgemeine Beträge aus dem Internet führen eher in die Irre. Ein belastbares Angebot entsteht erst nach einer Bestandsaufnahme Ihrer IT.
Nicht automatisch. Bei sehr kleiner, stabiler IT kann Abrechnung nach Aufwand reichen. Sobald Sie auf regelmäßige Updates, Überwachung und verlässliche Sicherungen angewiesen sind, ist eine Pauschale meist besser planbar und beugt teuren Ausfällen vor.
In der Regel nicht. Geräte, Softwarelizenzen und Cloud-Abonnements werden meist gesondert berechnet, auch wenn der Dienstleister sie für Sie beschafft und verwaltet. Lassen Sie sich im Angebot ausdrücklich bestätigen, welche Posten enthalten sind.
Häufig ja, denn gerade kleine Büros haben niemanden, der sich nebenbei um Updates, Sicherungen und Kennwörter kümmern kann. Der Umfang lässt sich klein halten, wichtig ist, dass jemand verlässlich zuständig ist.
Das Erstgespräch ist kostenlos. Wir besprechen Ihre Ausgangslage und klären, ob eine Bestandsaufnahme sinnvoll ist. Sie erreichen unseren Frankfurter Standort unter 069 870 08 21 22 oder über die Kontaktseite.
