DATEV-Arbeitsplatz einrichten: Leitfaden für Kanzlei und Unternehmen
Ein DATEV-Arbeitsplatz soll morgens einfach funktionieren. Damit das so bleibt, kommt es bei der Einrichtung auf einige Details an, die oft übersehen werden.
Wer einen DATEV-Arbeitsplatz einrichten will, braucht einen passenden Windows-Rechner, ein Anmeldemedium für das DATEV-Rechenzentrum, die richtige Anbindung an Server oder Datenbank und eine abgestimmte Datensicherung. Dieser Leitfaden richtet sich an Steuerkanzleien, Lohnbüros und Unternehmen in Frankfurt und Rhein-Main und zeigt, welche Schritte nötig sind und wo typische Stolperstellen liegen.
Worum es beim DATEV-Arbeitsplatz geht
DATEV nennt die zentrale Oberfläche seiner Programme selbst „DATEV Arbeitsplatz“. In diesem Ratgeber meinen wir mehr: den kompletten Rechnerplatz, an dem Mitarbeitende mit DATEV-Software arbeiten, also Hardware, Windows, Anmeldung, Netzwerk und Peripherie.
Die Anleitungen und Systemvoraussetzungen von DATEV sind die verbindliche Grundlage, sie stehen im DATEV Hilfe-Center und werden laufend aktualisiert. Dieser Artikel ersetzt sie nicht, sondern ordnet die Schritte ein und zeigt, was aus Sicht der IT-Betreuung dazugehört.
Erst klären: Wo läuft DATEV bei Ihnen?
Bevor ein einzelner Rechner eingerichtet wird, muss feststehen, wie DATEV im Unternehmen betrieben wird. Davon hängt ab, was auf dem Arbeitsplatz installiert wird und was zentral liegt.
- Einzelplatz: Programme und Daten liegen auf einem Rechner. Das passt nur für sehr kleine Büros und verlangt besondere Sorgfalt bei der Sicherung.
- Netzwerk mit eigenem Server: Die Datenbanken liegen auf einem Server im Büro, die Arbeitsplätze greifen darauf zu. Das ist in Kanzleien mit mehreren Mitarbeitenden die verbreitetste Form.
- Betrieb im Rechenzentrum: DATEV und andere Anbieter stellen komplette Umgebungen im Rechenzentrum bereit. Der Arbeitsplatz im Büro dient dann vor allem als Zugang.
- Browser-Anwendungen: Programme wie DATEV Unternehmen online laufen im Browser und brauchen am Arbeitsplatz kaum Installation, wohl aber eine sichere Anmeldung.
Voraussetzungen am Rechner prüfen
DATEV-Desktopprogramme laufen unter Windows. Für den Einsatz im Unternehmen sollten Sie eine Pro- oder Enterprise-Edition verwenden, denn Home-Editionen lassen sich unter anderem nicht in eine Domäne einbinden und zentral verwalten. Prüfen Sie außerdem, welche Windows-Versionen DATEV aktuell freigegeben hat, bevor größere Windows-Updates verteilt werden.
Bei der Hardware lohnt es sich, nicht am falschen Ende zu sparen. Ausreichend Arbeitsspeicher, eine SSD und zwei Bildschirme machen die Arbeit mit Belegen und Buchungsmasken spürbar flüssiger. Planen Sie Scanner, Drucker und gegebenenfalls Kartenleser gleich mit ein, damit am ersten Arbeitstag alles bereitsteht.
DATEV-Arbeitsplatz einrichten: die Schritte im Überblick
Windows vorbereiten
Rechner in die Domäne aufnehmen, Updates einspielen, Energiesparoptionen anpassen und ein Benutzerkonto ohne Administratorrechte für die tägliche Arbeit anlegen.
Anmeldung am DATEV-Rechenzentrum einrichten
Je nach Verfahren SmartCard mit Kartenleser, mIDentity-Stick oder SmartLogin per Smartphone-App einrichten und der Person zuordnen, die damit arbeitet.
DATEV-Software installieren
Programme über die von DATEV vorgesehenen Installationswege einspielen und den Arbeitsplatz mit Server und Datenbank verbinden. Alle Arbeitsplätze müssen denselben Programmstand haben.
Sicherheit und Peripherie abstimmen
Virenschutz und Firewall nach den Vorgaben von DATEV konfigurieren, Drucker, Scanner und Dokumentenablage anbinden und die Verbindung zu Outlook prüfen.
Gemeinsam testen
Mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter die wichtigsten Programme starten, Druck und Scan ausprobieren und die Verbindung zum Rechenzentrum testen.
Server, Datenbank und Datensicherung
Im Netzwerkbetrieb hängt die Stabilität aller DATEV-Arbeitsplätze am Server. DATEV setzt für viele Programme auf Microsoft SQL Server. Die Datenbanken brauchen schnelle Datenträger, genügend Arbeitsspeicher und regelmäßige Pflege. Mehr zu Planung und Betrieb lesen Sie auf unserer Seite zu Servern und Virtualisierung.
Besonders wichtig ist eine Sicherung, die Datenbanken in einem konsistenten Zustand erfasst. Wer einfach nur Dateien kopiert, während Programme laufen, erhält im Zweifel unbrauchbare Sicherungen. Moderne Backup-Software wie Veeam kann laufende Datenbanken sauber sichern, wenn sie richtig konfiguriert ist. Ob das bei Ihnen der Fall ist, zeigt nur eine Probe-Rücksicherung. Hintergründe finden Sie unter Datensicherung.
Updates ohne Unterbrechung einspielen
DATEV veröffentlicht regelmäßig neue Programmstände, unter anderem wegen geänderter gesetzlicher Vorgaben. Diese Updates betreffen Server und alle Arbeitsplätze gleichzeitig und sollten außerhalb der Arbeitszeit eingespielt werden.
Planen Sie Updates nicht kurz vor wichtigen Terminen wie Lohnabrechnung oder Abgabefristen, wenn es sich vermeiden lässt. Und stimmen Sie Windows-Updates und DATEV-Updates aufeinander ab, damit nicht zwei Änderungen gleichzeitig Probleme verursachen.
DATEV im Homeoffice und unterwegs
Für die Arbeit von zu Hause gibt es zwei verbreitete Wege. Entweder greifen Mitarbeitende per Remotedesktop auf einen Rechner oder Terminalserver im Büro zu, oder der Laptop verbindet sich über ein VPN mit dem Firmennetz. Für Programme mit großen Datenbanken ist der Remotezugriff meist stabiler.
In beiden Fällen gelten dieselben Regeln wie im Büro: aktuelle Updates, Virenschutz, Mehrfaktor-Anmeldung und keine Speicherung von Mandantendaten auf privaten Geräten. Das Anmeldemedium für das DATEV-Rechenzentrum muss auch zu Hause verfügbar sein.
Wer hilft bei Problemen: DATEV oder der IT-Dienstleister?
Bei Fragen zur Bedienung und zu Programmfunktionen ist der Service von DATEV die richtige Adresse. Läuft dagegen der Rechner langsam, ist der Server nicht erreichbar, druckt der Drucker nicht oder schlägt die Sicherung fehl, ist Ihr IT-Dienstleister gefragt. In der Praxis überschneidet sich beides häufig, deshalb ist ein Dienstleister hilfreich, der die DATEV-Umgebung kennt.
LOROP betreut die IT von Steuerkanzleien und Unternehmen mit DATEV in Frankfurt und im Rhein-Main-Gebiet, per Fernwartung und vor Ort durch Techniker aus Frankfurt. Was wir rund um DATEV übernehmen, lesen Sie auf unserer Seite IT-Betreuung für DATEV.
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Häufige Fragen
Die DATEV-Desktopprogramme sind für Windows entwickelt. Auf einem Mac lassen sie sich nur über Umwege nutzen, etwa per Remotezugriff auf einen Windows-Rechner oder Terminalserver. Prüfen Sie vorher die Vorgaben von DATEV, bevor Sie Geräte anschaffen.
Nicht zwingend. Bei einem Einzelplatz oder beim Betrieb im Rechenzentrum entfällt der eigene Server. Arbeiten mehrere Personen mit denselben Daten im Büro, ist ein Server oder eine Rechenzentrumslösung aber praktisch unverzichtbar.
SmartCard und mIDentity sind physische Medien, die am Rechner stecken. SmartLogin nutzt eine App auf dem Smartphone und ist für mobiles Arbeiten oft praktischer. Welches Verfahren für welche Anwendung zugelassen ist, legt DATEV fest.
Ja, im Netzwerkbetrieb müssen Server und Arbeitsplätze zueinander passen. Ein Rechner mit veraltetem Stand kann Programme nicht mehr öffnen oder verursacht Fehler. Updates sollten deshalb zentral geplant und auf allen Geräten eingespielt werden.
Vieles ja, etwa Installation und Konfiguration der Software. Anschluss von Hardware, Kartenlesern und Druckern sowie der gemeinsame Test mit der Person, die dort arbeitet, gehen vor Ort meist schneller. In Frankfurt und Umgebung kombinieren wir beides.
