Microsoft 365 Backup: Warum Ihre Daten eine eigene Sicherung brauchen
E-Mails, Dateien und Teams-Ablagen liegen in der Microsoft-Cloud. Das bedeutet nicht, dass sie gegen Löschung, Angriffe oder Fehler gesichert sind.
Ein Microsoft 365 Backup ist eine zusätzliche, unabhängige Kopie Ihrer Postfächer, OneDrive-Dateien und SharePoint- und Teams-Ablagen. Microsoft sorgt für den Betrieb der Dienste, für den Schutz Ihrer Inhalte vor Löschung, Verschlüsselung oder Fehlbedienung sind Sie selbst verantwortlich. Dieser Ratgeber erklärt Unternehmen in Frankfurt und Rhein-Main, wann die eingebauten Funktionen nicht reichen und worauf Sie bei einer Sicherungslösung achten sollten.
Sichert Microsoft meine Daten nicht automatisch?
Microsoft betreibt seine Rechenzentren hoch verfügbar und speichert Daten mehrfach. Das schützt vor dem Ausfall eines Servers oder einer Festplatte bei Microsoft, nicht aber vor dem, was in Ihrem eigenen Mandanten passiert.
Löscht jemand in Ihrem Unternehmen versehentlich einen Ordner, verschlüsselt ein Trojaner synchronisierte Dateien oder entfernt ein Angreifer mit gestohlenen Zugangsdaten Postfächer, dann führt Microsoft diese Änderungen zuverlässig aus. Die Redundanz im Rechenzentrum sorgt dann nur dafür, dass der fehlerhafte Zustand mehrfach gespeichert ist.
Man spricht hier vom Modell der geteilten Verantwortung: Microsoft ist für die Infrastruktur zuständig, Sie für Ihre Daten und Konten.
Fünf Situationen, in denen Daten in Microsoft 365 verloren gehen
Zu spät bemerkt
Eine Projektablage wurde vor Monaten gelöscht, aufgefallen ist es erst jetzt. Die Fristen im Papierkorb sind dann längst abgelaufen.
Verschlüsselungstrojaner
Ein infizierter Laptop verschlüsselt Dateien, OneDrive synchronisiert die verschlüsselten Fassungen in die Cloud.
Ausgeschiedene Mitarbeitende
Wird ein Konto gelöscht, verschwinden nach Ablauf der Wiederherstellungsfrist auch Postfach und OneDrive mit allen Kundenunterlagen.
Kompromittiertes Konto
Wer Administratorrechte erbeutet, kann Inhalte und Aufbewahrungseinstellungen gezielt löschen.
Fehler bei Umstellungen
Bei Migrationen, Skripten oder Synchronisierungsproblemen werden Dateien überschrieben, ohne dass es sofort jemand merkt.
Was die Bordmittel leisten und wo sie enden
Microsoft 365 bringt durchaus Möglichkeiten zur Wiederherstellung mit. Gelöschte E-Mails landen zunächst in den wiederherstellbaren Elementen, die Exchange Online standardmäßig 14 Tage aufbewahrt, einstellbar bis 30 Tage. Gelöschte Dateien in SharePoint und OneDrive lassen sich über den Papierkorb in der Regel bis zu 93 Tage zurückholen, und der Versionsverlauf speichert ältere Fassungen einzelner Dokumente.
Alle diese Funktionen haben drei Grenzen. Sie sind zeitlich begrenzt, sie liegen im selben Mandanten wie die Originaldaten, und wer dort Administratorrechte hat, kann sie ebenfalls verändern. Aufbewahrungsrichtlinien aus dem Compliance-Bereich halten Inhalte zwar länger fest, sind aber für Nachweis- und Aufbewahrungszwecke gedacht. Eine schnelle Wiederherstellung eines ganzen Postfachs oder einer kompletten Teams-Ablage auf einen bestimmten Stand bieten sie nicht.
Checkliste: Diese Daten gehören ins Microsoft 365 Backup
Prüfen Sie bei jeder Lösung, welche Bereiche tatsächlich gesichert werden. Nicht jedes Produkt erfasst alles, besonders bei Teams gibt es Unterschiede.
- Exchange-Postfächer mit E-Mails, Kalendern und Kontakten, einschließlich freigegebener Postfächer
- OneDrive-Ablagen aller Benutzer, auch von ausgeschiedenen Mitarbeitenden
- SharePoint-Websites, in denen auch die Dateien aus Teams-Kanälen liegen
- Teams-Chats und Kanalnachrichten, soweit die Lösung sie unterstützt
- Frei wählbare Aufbewahrungsdauer, unabhängig von den Fristen im Papierkorb
- Wiederherstellung einzelner Mails oder Dateien ebenso wie ganzer Postfächer
- Speicherung außerhalb Ihres Mandanten, verschlüsselt und mit eigenem, abgesichertem Zugang
- Berichte und Benachrichtigungen, wenn eine Sicherung fehlschlägt
Cloud-Dienst oder Sicherung auf eigener Hardware?
Sicherung als Cloud-Dienst: Ein spezialisierter Anbieter sichert Ihren Mandanten in sein eigenes Rechenzentrum. Sie brauchen keine Hardware, und die Kopie liegt getrennt von Microsoft. Wichtig sind ein Speicherort innerhalb der EU und eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Frankfurt ist einer der großen Rechenzentrumsstandorte in Europa, entsprechend viele Anbieter speichern hier.
Sicherung im eigenen Netzwerk: Mit Software wie Veeam Backup for Microsoft 365 landen die Daten auf einem Server oder NAS in Ihrem Büro oder bei einem Hosting-Partner. Sie behalten die volle Kontrolle, müssen aber Speicher, Updates und Überwachung betreuen lassen. Wie wir solche Sicherungen betreiben, steht unter Veeam Backup.
Microsoft 365 Backup von Microsoft: Microsoft bietet inzwischen einen eigenen kostenpflichtigen Sicherungsdienst an, der schnelle Wiederherstellungen ermöglicht. Die Kopie bleibt dabei allerdings in der Microsoft-Umgebung, was für eine echte Trennung nicht ausreicht. Für viele Unternehmen ist er deshalb eine Ergänzung, keine alleinige Lösung.
Welche Variante passt, hängt von Datenmenge, vorhandener Infrastruktur und Ihren Anforderungen an Speicherort und Aufbewahrung ab. Wichtig ist der Grundsatz jeder Datensicherung: mindestens eine Kopie getrennt vom Original.
Backup ist keine E-Mail-Archivierung
Häufig werden Sicherung und Archivierung verwechselt. Ein Backup dient dazu, Daten nach einem Verlust wiederherzustellen. Die Archivierung von Geschäftskorrespondenz nach Handels- und Steuerrecht verlangt dagegen, dass Unterlagen sechs beziehungsweise zehn Jahre unveränderbar und auffindbar aufbewahrt werden.
Ein Microsoft 365 Backup kann eine Archivlösung nicht ersetzen und umgekehrt. Klären Sie beide Themen getrennt, gegebenenfalls mit Ihrer Steuerberatung und Ihrem externen Datenschutzbeauftragten, der auch auf Löschfristen achtet.
Einführung eines Microsoft 365 Backups in vier Schritten
Bestand erheben
Welche Postfächer, OneDrive-Konten, SharePoint-Websites und Teams gibt es, und wie groß sind die Datenmengen?
Anforderungen festlegen
Aufbewahrungsdauer, Speicherort und gewünschte Wiederherstellungswege bestimmen die Auswahl der Lösung.
Einrichten und erste Sicherung
Die Lösung wird mit eigenen, per Mehrfaktor-Anmeldung geschützten Zugängen angebunden und die Erstsicherung vollständig abgeschlossen.
Testen und überwachen
Eine Probe-Wiederherstellung belegt, dass es funktioniert. Danach wird jede Sicherung überwacht, Fehlermeldungen gehen an unser Team und werden zeitnah bearbeitet.
Microsoft 365 Backup mit LOROP in Frankfurt
Wir betreuen Microsoft 365 für Unternehmen in Frankfurt und im Rhein-Main-Gebiet und richten die passende Sicherung gleich mit ein. Ihr fester Ansprechpartner kennt Ihren Mandanten, prüft die Sicherungen im Rahmen der Betreuung und hilft, wenn eine Datei oder ein Postfach zurückgeholt werden muss. Die Sicherung ist dabei ein Baustein unserer Maßnahmen zur IT-Sicherheit. Läuft Ihr E-Mail-Verkehr noch über einen eigenen Server, unterstützen wir auch bei Microsoft Exchange.
Passende Leistungen
Microsoft 365
Wir richten Microsoft 365 für Ihr Unternehmen ein, ziehen E-Mails und Daten um und kümmern uns danach um Benutzer, Sicherheit und Fragen im Alltag.
Datensicherung & Backup
Ein Backup ist erst dann etwas wert, wenn sich die Daten im Ernstfall zurückholen lassen. Wir planen Ihre Sicherung, überwachen sie und testen die Wiederherstellung.
Veeam Backup
Server, virtuelle Maschinen, Arbeitsplätze und Microsoft 365 mit einer Software sichern und im Notfall schnell zurückholen. Wir richten Veeam ein und betreuen es dauerhaft.
IT-Sicherheit
Die meisten Angriffe auf kleine und mittlere Firmen sind nicht raffiniert, sondern nutzen alte Lücken, schwache Passwörter und unachtsame Klicks. Genau dort setzen wir an.
Häufige Fragen
Für kurz zurückliegende Fehler oft schon. Der Papierkorb ist aber zeitlich begrenzt, liegt im selben Mandanten und kann von Angreifern mit Administratorrechten geleert werden. Für Fälle, die spät bemerkt werden, oder nach einem Angriff brauchen Sie eine unabhängige Kopie.
Das hängt von der Lösung ab. Dateien aus Teams liegen in SharePoint und werden mit gesichert, Chats und Kanalnachrichten erfassen nicht alle Produkte vollständig. Lassen Sie sich das vor der Auswahl ausdrücklich bestätigen.
Je nach Lösung im Rechenzentrum des Backup-Anbieters oder auf Hardware, die Sie selbst betreiben. Für Unternehmen mit personenbezogenen Daten empfehlen sich Speicherorte in der EU und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter.
Wird das Konto gelöscht, ist es nur für eine begrenzte Zeit wiederherstellbar. Ein Backup bewahrt Postfach und OneDrive so lange auf, wie Sie es festlegen, und Sie können die Lizenz trotzdem freigeben.
Ja, gerade dort liegen oft sämtliche Kundenunterlagen in wenigen Postfächern und Ablagen. Ein Verlust trifft kleine Unternehmen besonders hart, und die Sicherung lässt sich mit überschaubarem Aufwand einrichten.
